Messeorganisation (Checkliste)
| Checkliste | ||
| Nr. | Aufgabe | Erledigt |
| 1 | Maßnahmen vor der Messe | |
| Informationen über die Messe besorgen: Unterlagen und Vertragsbedingungen genau studieren, interne und externe Erfahrungen anfordern und auswerten, Informationsbeschaffung durch persönliche Gespräche mit der Messeorganisation | ||
| Schriftliche, telefonische oder persönliche Terminvereinbarungen treffen | ||
| Einladungen und evtl. Gutscheine verschicken | ||
| Bei den Einladungen eine besondere Attraktion oder Show etc. ankündigen | ||
| Auf Neuheiten und Außergewöhnliches aufmerksam machen | ||
| 1,1 | Standfläche reservieren / Standortkriterien | |
| Einen Standort im ersten Drittel der Laufrichtung in den Messehallen reservieren, da die Aufnahmefähigkeit der Messebesucher gegen Ende im allgemeinen stark abnimmt Dabei kann man sich an den Ein- und Ausgängen orientieren, der Haupteingang dient als Ausgangspunkt |
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| 1.1.1 | Nachbarstände überprüfen: Darauf achten, dass man den Stand nicht neben oder gegenüber direkten Konkurrenten platziert. Sich nicht zwischen zwei oder neben einem sehr großen und auffallen- den Stand positionieren. |
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| Wenn möglich, den Stand auf der rechten Seite der Laufrichtung platzieren. Denn 80 % der Menschen beachten die rechte Seite mehr als die linke. | ||
| 1.1.2 | Welche Standform soll gemietet werden: Reihenstand: ist nach einer Seite offen Eckstand: ist nach zwei Seiten offen Kopfstand: ist nach drei Seiten offen Blockstand/Inselstand: ist nach vier Seiten offen Pavillon: ein sehr großer Blockstand/Inselstand |
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| Als Alternative zum Messestand Präsenz zeigen durch: Informationstheken, Verteilung von Informationsblätter durch Promotionteams etc., Auslage von Prospekten, Aufhängen von Plakaten | ||
| 1.1.3 | Standgröße festlegen: abhängig von den Standaktivitäten, den auszustellenden Produkten, dem Budget sowie den Kommunikationszielen |
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| Abklärung und Reservierung der notwendigen Infrastruktur wie Stromanschlüsse, Wasser/Abwasser, Telefonanschlüsse, etc. | ||
| Überprüfung des Vertrags: Was ist im Vertrag inklusive? Parkplätze, Installationen, Boden/Wände, Standreinigung, Bewachung, Aussteller- und Besucherausweise, Eintrag ins Messeverzeichnis etc. |
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| Reservierungen 6 Monate vor Messebeginn vornehmen! | ||
| 1,2 | Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen | |
| Eine detaillierte Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen treffen | ||
| Prioritäten bei der Produktauswahl setzen | ||
| Hervorheben eines Produktes oder einer Produktreihe und weitere mitlaufen lassen | ||
| 1,3 | Formulierung der Standaktivitäten | |
| Präsentationen, z. B. Audiovisuelle Vorführungen | ||
| Animationen | ||
| Degustationen | ||
| Wettbewerbe | ||
| Besucherbetreuung | ||
| Standbewirtung | ||
| etc. | ||
| 1,4 | Wichtige notwendige Einrichtungsgegenstände | |
| Welche Einrichtungsgegenstände werden für die Produktpräsentationen benötigt? | ||
| Einrichtungsgegenstände für die Standaktivitäten | ||
| 1,5 | Organisation der Transporte und der Verpackung | |
| Welche Transportmittel? (Bahn, LKW, See- oder Luftverkehr) | ||
| Speditionsangebote einholen | ||
| Aufträge für Hin- und Rücktransport vergeben | ||
| Versandtermine für Aufbaumaterial / für Exponate festlegen | ||
| Transporte für den Stand: Einrichtungsgegenstände, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Personal | ||
| Die Verpackung von Einrichtungsgegenständen muss organisiert werden | ||
| Klärung der Frage der Verzollung | ||
| Rollmaterial als Transportmittel innerhalb der Messe organisieren | ||
| 1,6 | Versicherungen und Genehmigungen | |
| Bauabnahme Stand (TÜV) | ||
| Anträge stellen: Mehr-/ Wochenend-/ Nachtarbeit Personal | ||
| Festlegung der Gegenstände / Personen, die versichert werden sollen | ||
| Formulierung der zu versichernden Risiken: Einbruch, Feuer, Glasbruchversicherung, Haftpflichtversicherung, Kraftfahrzeugversicherung, Leitungswasserversicherung, Sturmschadenversicherung, Warentransportversicherung, Versicherung der Mitarbeiter, des Reisegepäcks und des Standpersonals | ||
| 1,7 | Personalplanung und Personalschulung | |
| Personelle Besetzung: ProjektleiterIn, StandchefIn | ||
| Aufgabenverteilung | ||
| Festsetzung der Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die Organisation der Messeaktivitäten | ||
| Verteilung der Aufgaben innerhalb des Messeprojekts | ||
| Bestimmung des Standpersonals | ||
| Bestimmung von Hilfspersonal, Künstlern etc. | ||
| Bekleidungs- und Verhaltensrichtlinien festlegen | ||
| Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservieren | ||
| Einsatzpläne erstellen | ||
| Konzept für die Schulung des Personals vor der Messe erstellen | ||
| 1,8 | Zusammenstellen des Werbematerials | |
| Überlegen, welche Art von Werbematerial eingesetzt werden soll | ||
| Beschaffung und Produktion des Werbematerials | ||
| Überprüfen, ob das Standpersonal über eine hinreichende Anzahl von Visitenkarten verfügt, andernfalls Nachdrucke anfordern | ||
| Bestellformulare organisieren | ||